fax2order

ご利用ガイド

fax2orderの初期設定から日常運用までの手順をご案内します。

1. 初期設定ガイド

初回ログイン

  1. 1無料トライアル申込後、登録メールアドレスに送信されるアカウント案内メールをご確認ください
  2. 2メール記載のサインインURLからログイン画面にアクセスし、メールアドレスと初期パスワードでログインします
  3. 3初回ログイン時にパスワードの変更画面が表示されますので、新しいパスワードを設定してください
  4. 4左サイドバーの「設定 > アカウント設定」を開き、表示名等を確認・変更します（モバイルではヘッダーのメニューアイコンから操作）

※ パスワードを忘れた場合は、ログイン画面の「パスワードを忘れた方はこちら」から再設定できます（登録メールアドレスに確認コードが届きます）。

FAX受信設定

  1. 1インターネットFAXサービスを契約します（推奨はeFax。ほかのサービスでも、受信したFAXをPDF添付のメールで転送できれば利用できます）
  2. 2fax2orderの「FAX受信設定」画面で表示されるFAX転送先メールアドレス（fax-xxxx@mail-fax2order.sales-admin.jp）をコピーします
  3. 3FAXサービスのメール転送先にそのアドレスを登録します
  4. 4以降、当該アドレスに届いたFAXメール（PDF添付）は自動で取り込まれます
  5. 5アドレスが第三者に漏れた場合は「アドレス再発行」で無効化・再発行できます（管理者のみ）。再発行後はFAXサービスの転送先を新しいアドレスに変更してください

商品マスター登録

  1. 1「マスター管理 > 商品」画面を開きます
  2. 2標準項目以外（JANコード・メーカー名・規格等）を取り込みたい場合は、先に「項目設定」タブで対象項目を有効化します（詳細は「5. マスター管理ガイド」を参照）
  3. 3「CSVインポート」から既存の商品データをアップロードします。必須列は「商品コード」「商品名」のみで、単位・単価や項目設定で有効化した項目は任意列としてマッピングされます
  4. 4選択式の列は次の値で記載します。税率: 10 / 8 / 0、保管温度区分: 常温 / 冷蔵 / 冷凍、数量小数桁数: 0〜3、有効/無効: 有効 / 無効（それ以外の値はエラー行として報告されます）
  5. 5インポート後、必要に応じて個別編集が可能です

得意先登録

  1. 1「マスター管理 > 得意先」画面を開きます
  2. 2商品マスター登録と同様、必要に応じて先に「項目設定」タブで取り込みたい項目を有効化します
  3. 3「CSVインポート」から既存の得意先データをアップロードします。必須列は「得意先コード」「得意先名」のみで、その他項目は任意列としてマッピングされます
  4. 4得意先名などの得意先マスタをもとに、AIが注文書から得意先を判定します。得意先ごとの商品の別名・読み取り指示は、判定した得意先の分が読み取りに使われます
  5. 5得意先ごとに固有の読み取り指示（例: 「数量はケース数列を採用」）を登録するとOCR精度が向上します

2. 日常運用ガイド

FAX受信の確認

  1. 1「FAX受信一覧」画面で受信したFAXを確認します
  2. 2ステータスが「未確定」になったらAI読み取りが完了し、内容確認が可能な状態です（ステータスの一覧は下表を参照）
  3. 3レビューレベル（高精度/中精度/低精度）でAIの読み取り確信度を確認できます。一覧画面のフィルタからステータス・レビューレベルでの絞り込みが可能です
  4. 4新着FAXはサイドバーの「通知」（ベルアイコン、モバイルでは画面上部のベルアイコン）でもお知らせします。FAX受信通知のON/OFFは「設定 > FAX受信設定」で変更できます（管理者のみ）
FAX受信ステータス一覧
ステータス意味
AI読み取り待ちAIの読み取り開始を待っている状態
AI読み取り中AIが読み取り中
未確定AI読み取り完了、内容確認が必要
確定済(CSV未出力)確定済み、CSV出力待ち
CSV出力済販売管理システムへの取り込み準備完了
AI読み取り失敗AI読み取りエラー、再実行が必要
注文書以外注文書ではないと判定された受信物

OCR結果の確認・修正

  1. 1FAXをクリックしてOCR確認画面を開きます
  2. 2左パネルにFAX原本、右パネルにOCR結果が表示されます
  3. 3得意先・商品名・数量を確認し、必要に応じて修正します
  4. 4商品マスタに一致しなかった商品は検索ドロップダウンから選択します
  5. 5「FAXから読み取る」をONにした項目で、FAXの値がマスタの値と違うと、商品名や得意先の下に注意が出ます。商品・得意先が合っているか確認してください（選び直すとその場で見比べ直します）
  6. 6確認が完了したら「確定」ボタンを押します
  7. 71通のFAXは1件の注文として読み取ります。1通に複数の得意先の注文が含まれていても分けられないため、得意先ごとに分けて送ってもらってください

OCR自動確定（オプション）

  1. 1FAX受信一覧の「自動確定設定」を有効にすると、AIの読み取りが確実なFAXを、人の確認なしで自動的に「確定済」にできます（設定変更は管理者のみ）
  2. 2自動確定の対象は、得意先・全明細がマスタとマッチし、明細の平均確信度がしきい値（50〜100%で調整可能）以上のFAXです。明細の平均確信度がしきい値に届かないFAXや、商品マスタに一致しない明細があるFAX、FAXから読み取った値（単位・JANコードなど）がマスタの値と違うFAXは自動確定されません。得意先固有の読み取り指示で読み直した結果、得意先の判定が変わったFAXも、別の得意先の指示で読んだおそれがあるため自動確定されません
  3. 3自動確定されたFAXには「自動確定」バッジが表示されます。内容に誤りがあれば確定を解除して修正できます

CSV出力（一括操作）

  1. 1FAX受信一覧で「未出力をすべてCSV出力（N件）」ボタンをクリックすると、まだ出力していない確定済みのFAXを、表示中のページや絞り込みに関係なくまとめて出力します（確認のあとに出力されます）。1回に出力できるのは500件までで、超えた分はもう一度押すと出力されます
  2. 2一部のFAXだけを出力したい場合は「選んでCSV出力」ボタンをクリックします。表示中のページの、まだ出力していない確定済みのFAXに自動でチェックが入ります。出力しないFAXのチェックを外し、「N件をCSV出力」ボタンで出力を実行します（「キャンセル」で通常モードに戻ります）
  3. 3未確定のFAXをまとめて確定する「一括確定（N件対象）」も、「選んでCSV出力」と同じ操作の流れです
  4. 4販売管理システム（Sales-Admin）との連携を有効にしている場合、受注は連携で送るため、「未出力をすべてCSV出力」ボタンは表示されません
  5. 5「選んでCSV出力」で自動的にチェックが入るのは、まだ出力していない確定済みのFAXだけです。出力済みのFAXを出し直したい場合は、行を自分でチェックしてください（実行時に確認が表示されます）。FAX詳細画面でも、出力済みのFAXはボタンが「CSV再出力」になります
  6. 6再出力した CSV を販売管理システムに取り込むと、同じ注文が二重に登録される場合があります。取り込み時に重複をチェックしないシステムでは、取り込みは1回の出力につき1回にしてください
  7. 7出力されたCSVを販売管理システムにインポートします

販売管理システム（Sales-Admin）への送信

  1. 1Sales-Admin をお使いの場合は、確定した受注を CSV を介さずに Sales-Admin の売上として登録できます。管理者が「設定 > 販売管理システム連携」で Sales-Admin で発行した APIキーを設定し、連携を有効にしてください
  2. 2売上の単価は Sales-Admin の商品マスタで計上されます。fax2order の商品単価は使われないため、両方の商品マスタを揃えてください。得意先コード・商品コードも両方のシステムで一致させてください（Sales-Admin 側は半角英数字・ハイフン・アンダースコアのみ、20文字以内）
  3. 3はじめは手動送信で使い始めてください。確定した受注は「送信待ち」になり、FAX受信一覧の「販売管理システムに送信（N件対象）」でまとめて送ります。最初の数件が Sales-Admin で正しい得意先・商品に登録されたことを確認してから、自動送信（確定のたびに送信）に切り替えてください。切り替えると、送信未完了の受注（送信待ち・送信失敗）もまとめて送信されます。手動送信の間に同じ受注を Sales-Admin へ手入力していた場合は、二重に登録されないよう、切り替える前に Sales-Admin 側の手入力分を削除してください
  4. 4送信する前の受注は fax2order で自由に直せます（確定解除して修正し、確定し直す）。送信した後の訂正・取り消しは Sales-Admin の売上画面で行ってください。送信済みの受注は fax2order では確定解除・取り消しできません（FAX の内容は詳細画面で確認できます）
  5. 5送信状態は一覧の各行と FAX 詳細画面で確認できます。送信に失敗した受注は詳細画面に理由が表示されるので、マスタなどを直してから「送信」してください。販売管理システムへの送信が完了していない受注があると、一覧の上部に件数が表示されます
  6. 6連携を使う場合は、受注を CSV で Sales-Admin に取り込まないでください。同じ注文が二重に登録されます
  7. 7連携を始める前に受信した FAX の受注は送信されません（それまでに CSV や手入力で登録している可能性があるため）

※ APIキーの発行など Sales-Admin 側の操作は、Sales-Admin のご利用ガイド（受注システム連携）をご覧ください。

受注の取り消し

  1. 1確定した後に注文が取り消された場合は、一覧の行または詳細画面の「取り消す」ボタンで受注を取り消します。取り消した受注はCSV出力の対象から外れ、一覧では「取消済」と表示されます
  2. 2取り消しは後から「取り消しを戻す」で元の状態（確定済またはCSV出力済）に戻せます
  3. 3既にCSV出力済みの受注を取り消しても、出力済みのCSVや販売管理システムに取り込んだデータは戻りません。販売管理システム側でも取り消しの処理を行ってください
  4. 4内容の誤りを直したい場合は、取り消しではなく「確定解除」で未確定に戻して修正してください

FAX文書の非表示

  1. 1誤送信や不要なFAXは、一覧の行にある「非表示にする」ボタンで非表示にできます（電子帳簿保存法対応のため削除はできません）
  2. 2非表示は一覧を整理するための操作です。確定済みの受注は非表示にできないため、注文が取り消された場合は「取り消す」、内容を直す場合は「確定解除」を先に行ってください
  3. 3非表示中のFAXはOCR確認・確定・CSV出力の対象外になります
  4. 4一覧の「非表示も含める」を有効にすると、非表示のFAXを再表示できます

3. CSV出力設定ガイド

テンプレート作成

  1. 1「出力CSV設定」画面で新規テンプレートを作成します
  2. 2列の追加・削除・並び替え（ドラッグ&ドロップ）で出力フォーマットを設定します
  3. 3区切り文字（カンマ/タブ）、文字エンコーディング（UTF-8/Shift_JIS）を選択します
  4. 4ヘッダー行の有無、日付フォーマットも設定可能です
  5. 5商品マスタのJANコード・規格も列として選べます（FAXから読み取った値ではなく、商品マスタの値が出力されます）

販売管理システム連携（プリセット）

  1. 1「販売管理システムから選択」ボタンをクリックします
  2. 2弥生販売・商奉行のプリセットテンプレートが用意されています。公式の取込仕様に基づくものです。初回はソフト側で取り込み結果を確認してください
  3. 3Sales-Admin をお使いの場合は、CSV ではなく販売管理システム連携で受注を送ってください（「2. 日常運用ガイド」の「販売管理システム（Sales-Admin）への送信」を参照）
  4. 4プリセット選択後、固定値（倉庫コード等）を自社の設定に変更します
  5. 5プリセットから作成したテンプレートは、そのままでは CSV出力に使われません。編集画面で「デフォルトテンプレート」にチェックして保存してください。FAX の CSV出力には、デフォルトに設定したテンプレートが使われます
  6. 6その他のシステムは汎用テンプレートをカスタマイズしてご利用ください

4. データ書き出しガイド

読み取りデータCSVの一括書き出し

  1. 1「設定 > データ書き出し」画面を開きます
  2. 2受信日の期間を指定して「書き出し開始」をクリックすると、確定済み・CSV出力済みの読み取りデータをCSV形式で書き出します（1回あたり10,000件まで。超過時は期間を狭めて分割してください）
  3. 3処理には時間がかかることがあります。完了すると画面にダウンロードリンクが表示されます
  4. 4この CSV には、CSV出力済みの FAX も含まれます。バックアップや確認のための書き出しで、販売管理システムへの取り込みには使わないでください（取り込み済みの注文が二重に登録されます）。日々の取り込みには、FAX受信一覧の「未出力をすべてCSV出力」を使ってください

FAX PDF原本の一括書き出し

  1. 1同画面で受信日の期間を指定すると、FAX PDF原本をZIP形式で一括書き出しできます。完了時にはメールでもお知らせします
  2. 2非表示にしたFAXも既定で含まれます（電子帳簿保存法の保存対象としては全件を含めるのが原則です）。「非表示にしたFAXを除外する」にチェックすると除外できます（通常はチェック不要です）

※ 作成したダウンロード用ファイルは7日後に削除されます（元のFAXや読み取りデータは残ります）。期限が切れた場合はもう一度書き出してください。

5. マスター管理ガイド

CSVインポート

  1. 1商品・得意先マスタはCSVファイルでインポートできます
  2. 2文字エンコーディング（UTF-8/Shift_JIS）は自動判定されます
  3. 3既存レコードは商品コード/得意先コードで照合し、自動更新されます（空欄のセルは「変更しない」として扱われます）
  4. 4項目設定の追加項目も取り込めます（自由フォーマットでの列マッピング時のみ。プリセット選択時は対象外）

項目設定

  1. 1「マスター管理 > 商品」「マスター管理 > 得意先」画面の「項目設定」タブで表示項目をカスタマイズできます
  2. 2標準項目（JANコード、メーカー名等）の有効/無効を切り替えられます
  3. 3標準項目にない項目（得意先の店舗コードなど）を「追加項目」として追加できます（CSV出力には使われません）
  4. 4「FAXから読み取る」をONにした項目は、FAXから読み取り、マスタの値と見比べて商品・得意先の特定に使います。選べるのは商品・得意先を見分ける手がかりになる項目（JANコード・規格・電話番号・追加項目の店舗コードなど）で、単価や備考など注文ごとに違うのが普通の項目は選べません。FAXに載らない項目はOFFにしてください（新しく始めたときは、商品の単位だけがONです。JANコード・規格がFAXに載る場合はONにしてください）
  5. 5FAXから読み取った値がマスタの値と違うときは、OCR確認画面に注意が表示されます。商品・得意先が合っているか確認してください

AI読み取り設定

  1. 1「マスター管理 > AI読み取り設定」で、すべてのFAXに共通する読み取り指示を登録できます
  2. 2得意先・注文日・納品希望日・納品時間帯・商品名・数量は常に読み取ります。ほかに読み取る項目は、商品・得意先の「項目設定」の「FAXから読み取る」で選びます

6. OCR精度を上げる運用

はじめに: 得意先ごとの設定が使われる仕組み

  1. 1AIは、注文書に書かれた得意先名などから、得意先マスタのどの得意先かを判定します
  2. 2商品の別名は、判定した得意先（OCR確認画面で得意先を選び直して保存した場合はその得意先）の分を、読み取った商品名に当てはめます
  3. 3得意先固有の読み取り指示が登録されている得意先だと判定した場合は、その指示と過去の修正・商品の別名を付けてもう一度読み取ります（読み取りが2回になります）
  4. 4OCR確認画面の「今回の読み取りに使った情報」で、判定した得意先と、使われた設定を確認できます。明細ごとにも「別名で一致」「AIが判定」「手動で選択」のどれで商品が決まったかが表示されます
困りごと別の対処方法
困りごと使う方法設定場所
得意先独自の商品名・略称が認識されない商品の別名得意先詳細画面、またはOCR確認画面の「別名登録の提案」
ある得意先のFAXだけ、列や数量を読み違える得意先固有の読み取り指示得意先詳細画面
どの得意先のFAXでも同じ読み違いが起きる共通の読み取り指示マスター管理 > AI読み取り設定
商品や得意先の取り違えが多い（FAXにJANコード・規格・店舗コードなどが載っている）その項目の「FAXから読み取る」をONにする商品・得意先の「項目設定」タブ
得意先を判定できない、または別の得意先と判定されるOCR確認画面で得意先を選んで保存する（その得意先の商品の別名が当てはめられます）。注文書の表記と得意先マスタの得意先名が大きく違う場合は得意先名を見直すOCR確認画面、得意先一覧

商品の別名（表記ゆれ対応）

  1. 1「マスター管理 > 得意先」から個別の得意先を開きます
  2. 2「商品の別名」セクションで、その得意先がFAXに記載する商品名と自社商品マスタを紐付けます
  3. 3OCR確認画面で商品を選び直して確定すると「別名登録の提案」が表示され、「登録する」からその場で登録することもできます
  4. 4次回以降、その得意先のFAXで同じ表記（全角・半角や空白の違いは問いません）が読み取られれば、その商品に決まります
  5. 5無効にした商品の別名は読み取りに使われません（別名の一覧に「無効」と表示されます）

得意先固有の読み取り指示

  1. 1得意先詳細画面の「この得意先固有のAI読み取り指示」セクションに、その得意先のFAXフォーマットに合わせた読み取りルールをテキストで登録します
  2. 2例: 「商品コードはJANコード列を採用」「数量は『ケース数』列を発注数とする」など
  3. 3AIがその得意先だと判定したFAXは、指示を付けてもう一度読み取ります。指示で読み直したかは「今回の読み取りに使った情報」で確認できます

共通の読み取り指示

  1. 1「マスター管理 > AI読み取り設定」画面で、すべてのFAXに共通する読み取り指示を登録できます
  2. 2全得意先共通のルール（例: 「日付はYYYY-MM-DD形式に正規化」）はこちらに記載します

修正フィードバックの蓄積

  1. 1OCR確認画面で読み取り結果を修正して「確定」すると、修正内容は自動的にフィードバックとして蓄積されます
  2. 2得意先固有の読み取り指示を登録している得意先では、読み直すときに過去のフィードバックをAIへのヒントとして渡します
  3. 3それ以外の得意先では、フィードバックは蓄積のみで、読み取りには使われません

7. プラン・利用状況

プラン・利用状況の確認

  1. 1「設定 > プラン・利用状況」画面で、現在のプランと当月のFAX受信通数を確認できます
  2. 2月間上限を超過した場合の超過課金単価もこの画面で確認できます
  3. 3トライアル期間中は期間満了日が表示されます

プラン変更

  1. 1「プラン・利用状況」画面でプランを選択し、月額／年額を切り替えて変更を申請します
  2. 2アップグレード（上位プランへの変更）は即時反映され、当月の残日数分（年払いは残月数分も含む）の差額は翌月の請求に加算されます
  3. 3ダウングレード（下位プランへの変更）は次回更新日に反映されます

支払いサイクルと年払いの仕組み

  1. 1月払いは毎月1日に当月分を前払い、年払いは契約開始月の1日に12ヶ月分を一括前払いで請求します
  2. 2年額は月額の11ヶ月分相当の料金で、12ヶ月間ご利用いただけます
  3. 3年払いを月途中で契約した場合は、契約開始月の月初を起点に12ヶ月間ご利用いただけます（例: 5月15日契約 → 翌年4月30日まで）。月途中契約でも日割り請求はなく、契約月の残日数も追加費用なしでお使いいただけます
  4. 4月払いを月途中で契約した場合は、契約日から当月末までの日割り料金が翌月の請求に加算されます
  5. 5FAX通数の超過分は月末に集計し、翌月の請求に加算されます

8. ユーザー管理

ユーザーの招待

  1. 1「設定 > ユーザー管理」画面を開きます
  2. 2「ユーザーを招待」ボタンから、招待先のメールアドレスとロール（管理者／ユーザー）を入力します
  3. 3招待されたユーザーには一時パスワード付きのメールが送信されます
  4. 4一時パスワードは7日間で失効します。失効した場合は、ユーザー一覧の該当ユーザー行にある「招待を再送」ボタンから招待メールを再送してください（管理者のみ）

※ 受信後のログイン手順は 「1. 初期設定ガイド > 初回ログイン」 と同じです。

ロールと権限

  1. 1管理者: すべての設定変更・ユーザー管理・プラン変更が可能です
  2. 2ユーザー: FAX受信・OCR確認・CSV出力など日常運用が可能です（設定変更は不可）
  3. 3ユーザー個別の編集画面でロール変更・無効化が行えます

9. 電子帳簿保存法対応

保存要件の確認

  1. 1サイドバー下部の「電子帳簿保存法」リンクから、本サービスにおける電帳法対応状況を確認できます
  2. 2FAX注文書PDFは電子取引データとして改ざん防止状態で保存されます（削除不可）
  3. 3検索要件（取引日・取引先・金額）への対応状況が表示されます

事務処理規程テンプレート

  1. 1同画面下部の「事務処理規程テンプレート」をダウンロードできます
  2. 2自社の運用に合わせて編集の上、社内で整備・運用してください
  3. 3電帳法上の保存義務（最低7年、欠損金がある事業年度は10年）はお客様側の責任となります