fax2order

ご利用ガイド

fax2orderの初期設定から日常運用までの手順をご案内します。

1. 初期設定ガイド

初回ログイン

  1. 1無料トライアル申込後、登録メールアドレスに送信されるアカウント案内メールをご確認ください
  2. 2メール記載のサインインURLからログイン画面にアクセスし、メールアドレスと初期パスワードでログインします
  3. 3初回ログイン時にパスワードの変更画面が表示されますので、新しいパスワードを設定してください
  4. 4左サイドバーの「設定 > アカウント設定」を開き、表示名等を確認・変更します（モバイルではヘッダーのメニューアイコンから操作）

FAX受信設定

  1. 1インターネットFAXサービス（eFax、MOVFAX等）を契約します
  2. 2fax2orderの「FAX受信設定」画面で表示される専用FAXアドレス（fax-xxxx@mail-fax2order.sales-admin.jp）をコピーします
  3. 3FAXサービスのメール転送先にそのアドレスを登録します
  4. 4以降、当該アドレスに届いたFAXメール（PDF添付）は自動で取り込まれます

商品マスター登録

  1. 1「マスター管理 > 商品」画面を開きます
  2. 2標準項目以外（JANコード・メーカー名・規格等）を取り込みたい場合は、先に「項目設定」タブで対象項目を有効化します（詳細は「4. マスター管理ガイド」を参照）
  3. 3「CSVインポート」から既存の商品データをアップロードします。必須列は「商品コード」「商品名」のみで、単位・単価や項目設定で有効化した項目は任意列としてマッピングされます
  4. 4インポート後、必要に応じて個別編集が可能です

得意先登録

  1. 1「マスター管理 > 得意先」画面を開きます
  2. 2商品マスター登録と同様、必要に応じて先に「項目設定」タブで取り込みたい項目を有効化します
  3. 3「CSVインポート」から既存の得意先データをアップロードします。必須列は「得意先コード」「得意先名」のみで、その他項目は任意列としてマッピングされます
  4. 4FAX番号を登録すると、受信FAXから得意先を自動特定できます
  5. 5得意先ごとに固有の読み取り指示（例: 「数量はケース数列を採用」）を登録するとOCR精度が向上します

2. 日常運用ガイド

FAX受信の確認

  1. 1「FAX受信一覧」画面で受信したFAXを確認します
  2. 2ステータスが「確認待ち」になったらOCR読み取りが完了し、内容確認が可能な状態です（ステータスの一覧は下表を参照）
  3. 3レビューレベル（高/中/低）でOCRの信頼度を確認できます。一覧画面のフィルタからステータス・レビューレベルでの絞り込みが可能です
FAX受信ステータス一覧
ステータス意味
AI読取待ちOCR処理キュー待ち
AI読取中OCR処理中
確認待ちOCR完了、内容確認が必要
確認済(CSV未出力)内容確認済み、CSV出力待ち
CSV出力済販売管理システムへの取り込み準備完了
AI読取失敗OCR処理エラー、再実行が必要
注文書以外注文書ではないと判定された受信物

OCR結果の確認・修正

  1. 1FAXをクリックしてOCR確認画面を開きます
  2. 2左パネルにFAX原本、右パネルにOCR結果が表示されます
  3. 3得意先・商品名・数量を確認し、必要に応じて修正します
  4. 4未マッチの商品は検索ドロップダウンから選択します
  5. 5確認が完了したら「確定」ボタンを押します

CSV出力

  1. 1確定済みのFAXを選択し「CSV出力」ボタンをクリックします
  2. 2複数のFAXをチェックして一括出力も可能です
  3. 3出力されたCSVを販売管理システムにインポートします

3. CSV出力設定ガイド

テンプレート作成

  1. 1「出力CSV設定」画面で新規テンプレートを作成します
  2. 2列の追加・削除・並び替え（ドラッグ&ドロップ）で出力フォーマットを設定します
  3. 3区切り文字（カンマ/タブ）、文字エンコーディング（UTF-8/Shift_JIS）を選択します
  4. 4ヘッダー行の有無、日付フォーマットも設定可能です

販売管理システム連携（プリセット）

  1. 1「販売管理システムから選択」ボタンをクリックします
  2. 2弥生販売・商奉行のプリセットテンプレートが用意されています
  3. 3プリセット選択後、固定値（倉庫コード等）を自社の設定に変更します
  4. 4その他のシステムは汎用テンプレートをカスタマイズしてご利用ください

4. マスター管理ガイド

CSVインポート

  1. 1商品・得意先マスタはCSVファイルでインポートできます
  2. 2文字エンコーディング（UTF-8/Shift_JIS）は自動判定されます
  3. 3既存レコードは商品コード/得意先コードで照合し、自動更新されます

項目設定

  1. 1「マスター管理 > 商品」「マスター管理 > 得意先」画面の「項目設定」タブで表示項目をカスタマイズできます
  2. 2標準項目（JANコード、メーカー名等）の有効/無効を切り替えられます
  3. 3お客様独自のカスタムフィールドも追加可能です

OCR読み取り項目設定

  1. 1「マスター管理 > OCR読み取り」でOCRが読み取る項目を設定できます
  2. 2基本項目（商品名・数量）に加え、単位・JANコード・規格等を追加できます
  3. 3各項目にAIへの読み取り指示文を設定できます

5. OCR精度を上げる運用

商品エイリアス（表記ゆれ対応）

  1. 1「マスター管理 > 得意先」から個別の得意先を開きます
  2. 2「商品エイリアス」セクションで、その得意先がFAXに記載する商品名と自社商品マスタを紐付けます
  3. 3次回以降、同じ表記がFAXに含まれていれば自動でマッチングされます

得意先固有の読み取り指示

  1. 1得意先詳細画面の「この得意先固有のOCR読み取り指示」セクションに、その得意先のFAXフォーマットに合わせた読み取りルールをテキストで登録します
  2. 2例: 「商品コードはJANコード列を採用」「数量は『ケース数』列を発注数とする」など
  3. 3送信元FAX番号で得意先がマッチした場合のみ、その指示がOCR時にAIへ渡されます

共通の読み取り指示

  1. 1「マスター管理 > OCR読み取り」画面で、すべてのFAXに共通する読み取り指示を登録できます
  2. 2全得意先共通のルール（例: 「日付はYYYY-MM-DD形式に正規化」）はこちらに記載します

修正フィードバックの蓄積

  1. 1OCR確認画面で読み取り結果を修正して「確定」すると、修正内容は自動的にフィードバックとして蓄積されます
  2. 2同じ得意先の次回以降のOCR時に、過去のフィードバックがAIへのヒントとして利用されます
  3. 3別途の操作は不要で、利用を続けるほど精度が向上します

6. プラン・利用状況

プラン・利用状況の確認

  1. 1「設定 > プラン・利用状況」画面で、現在のプランと当月のFAX受信通数を確認できます
  2. 2月間上限を超過した場合の超過課金単価もこの画面で確認できます
  3. 3トライアル期間中は期間満了日が表示されます

プラン変更

  1. 1「プラン・利用状況」画面でプランを選択し、月額／年額を切り替えて変更を申請します
  2. 2アップグレード（上位プランへの変更）は即時反映され、当月の残日数分（年払いは残月数分も含む）の差額は翌月の請求に加算されます
  3. 3ダウングレード（下位プランへの変更）は次回更新日に反映されます

支払いサイクルと年払いの仕組み

  1. 1月払いは毎月1日に当月分を前払い、年払いは契約開始月の1日に12ヶ月分を一括前払いで請求します
  2. 2年額は月額の11ヶ月分相当の料金で、12ヶ月間ご利用いただけます
  3. 3年払いを月途中で契約した場合は、契約開始月の月初を起点に12ヶ月間ご利用いただけます（例: 5月15日契約 → 翌年4月30日まで）。月途中契約でも日割り請求はなく、契約月の残日数も追加費用なしでお使いいただけます
  4. 4月払いを月途中で契約した場合は、契約日から当月末までの日割り料金が翌月の請求に加算されます
  5. 5FAX枚数の超過分は月末に集計し、翌月の請求に加算されます

7. ユーザー管理

ユーザーの招待

  1. 1「設定 > ユーザー管理」画面を開きます
  2. 2「ユーザーを招待」ボタンから、招待先のメールアドレスとロール（管理者／ユーザー）を入力します
  3. 3招待されたユーザーには一時パスワード付きのメールが送信されます

※ 受信後のログイン手順は 「1. 初期設定ガイド > 初回ログイン」 と同じです。

ロールと権限

  1. 1管理者: すべての設定変更・ユーザー管理・プラン変更が可能です
  2. 2ユーザー: FAX受信・OCR確認・CSV出力など日常運用が可能です（設定変更は不可）
  3. 3ユーザー個別の編集画面でロール変更・無効化が行えます

8. 電子帳簿保存法対応

保存要件の確認

  1. 1「設定 > 電子帳簿保存法」画面で、本サービスにおける電帳法対応状況を確認できます
  2. 2FAX注文書PDFは電子取引データとして改ざん防止状態で保存されます（削除不可）
  3. 3検索要件（取引日・取引先・金額）への対応状況が表示されます

事務処理規程テンプレート

  1. 1同画面下部の「事務処理規程テンプレート」をダウンロードできます
  2. 2自社の運用に合わせて編集の上、社内で整備・運用してください
  3. 3電帳法上の保存義務（最低7年、欠損金がある事業年度は10年）はお客様側の責任となります